Delegationsstufen: Verteilte Verantwortlichkeiten für bessere und schnellere Entscheidungen
Viele Teams und Organisationen stehen vor der Herausforderung, Entscheidungen effizient zu treffen, ohne dass Verantwortung unklar bleibt oder unnötige Abstimmungen den Prozess verzögern. In hierarchischen Strukturen landen operative Entscheidungen oft bei wenigen Personen, während Mitarbeitende unsicher sind, ob sie eigenständig handeln dürfen. Doch auch selbstorganisierte Teams ohne klassische Führungsrolle profitieren von klaren Entscheidungsprozessen.
Die sieben Delegationsstufen helfen dabei, Verantwortlichkeiten bewusst zu regeln. Sie definieren, auf welcher Stufe eine Entscheidung getroffen wird – von vollständiger Kontrolle durch eine Person oder Gruppe bis hin zu völliger Selbstorganisation.
Warum klare Delegation entscheidend ist
Unklare Entscheidungswege führen zu typischen Problemen:
- Entscheidungen bleiben liegen, weil nicht klar ist, wer sie treffen darf.
- Teams geraten in Konflikte, weil Erwartungen an Verantwortlichkeiten unterschiedlich sind.
- Prozesse ziehen sich in die Länge, weil ständig Rücksprache gehalten werden muss.
Mit klar definierten Delegationsstufen wird sichergestellt, dass jede Entscheidung dort getroffen wird, wo sie hingehört.
Grafik von Bernd Oestereich und Claudia Schröder (http://kollegiale-fuehrung.de)
Lizenz: Attribution-ShareAlike 4.0 International (CC BY-SA 4.0)
Die sieben Delegationsstufen
Die folgende Beschreibung zeigt, wie Teams – unabhängig von formalen Führungsrollen – Entscheidungen strukturieren können. Die Stufen helfen, zu klären, wer in welchem Maß beteiligt ist und wie Entscheidungen getroffen werden.
1. Mitteilen
Eine Person oder eine Gruppe trifft die Entscheidung und teilt sie den anderen mit.
Die Entscheidung steht fest, es gibt keine Mitsprache.
Die Entscheidung steht fest, es gibt keine Mitsprache.
2. Erklären
Die Entscheidung wird getroffen und anschließend begründet.
Andere können die Entscheidung nachvollziehen, aber nicht beeinflussen.
3. Konsultieren
Bevor die Entscheidung getroffen wird, werden Meinungen und Präferenzen eingeholt.
Die Entscheidung bleibt bei einer oder mehreren Personen, aber andere können ihre Perspektiven einbringen.
4. Vereinbaren
Die Entscheidung wird gemeinsam getroffen.
Alle Beteiligten suchen eine Lösung, mit der sie einverstanden sind.
Alle Beteiligten suchen eine Lösung, mit der sie einverstanden sind.
5. Beraten
Eine Person oder eine Gruppe gibt Wissen oder Empfehlungen weiter, überlässt die Entscheidung aber anderen.
Die Entscheidungsbefugnis liegt bei einer anderen Person oder dem gesamten Team.
6. Übertragen
Die Entscheidung wird vollständig an eine Person oder eine Gruppe übergeben, aber es besteht weiterhin Informationsbedarf.
Andere möchten informiert bleiben, haben aber keinen direkten Einfluss auf die Entscheidung.
7. Delegieren
Die Entscheidung wird vollständig übergeben – es ist keine Rückmeldung oder Information mehr erforderlich.
Die Verantwortlichkeit liegt vollständig bei einer anderen Person oder dem Team.
Vorteile klar definierter Delegationsstufen
Teams und Organisationen, die bewusst festlegen, auf welcher Stufe welche Entscheidungen getroffen werden, profitieren von:
- Effizienteren Prozessen, weil Entscheidungen dort getroffen werden, wo sie hingehören.
- Mehr Eigenverantwortung, weil alle genau wissen, wann sie entscheiden können.
- Weniger Reibungspunkte, weil Erwartungen an Entscheidungsbefugnisse von Anfang an geklärt sind.
So setzt ihr Delegationsstufen in eurem Team oder eurer Organisation um
- Bestehende Entscheidungswege analysieren: Wo gibt es Unklarheiten? Welche Entscheidungen dauern zu lange?
- Für zentrale Entscheidungen die passende Stufe wählen: Welche Themen sollten auf welcher Delegationsstufe geregelt werden?
- Verantwortlichkeiten klar kommunizieren: Alle sollten genau wissen, auf welcher Stufe welche Entscheidungen getroffen werden.
Die Delegationsstufen helfen, Verantwortung gezielt zu verteilen und Teams handlungsfähiger zu machen – egal ob mit oder ohne klassische Führungsrolle.
Falls Sie überlegen, wie Sie das in Ihrem Unternehmen oder in Ihrem Bereich umsetzen kannst, lassen Sie uns gerne darüber sprechen.
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